La Junta Electoral bonaerense pone en marcha un plan para digitalizar su archivo histórico

La Junta Electoral de la provincia de Buenos Aires aprobó un proyecto destinado a digitalizar y preservar su archivo patrimonial, con el objetivo de resguardar documentación de valor institucional, histórico e intelectual vinculada con las asociaciones políticas, los electores y los distintos procesos electorales desarrollados en el territorio bonaerense.

La decisión fue adoptada de manera conjunta por la Secretaría de Actuación, la Secretaría Administrativa y la Secretaría de Modernización del organismo, a partir de la necesidad de preservar una parte importante de la documentación que todavía se encuentra respaldada exclusivamente en papel y cuyo deterioro representa un riesgo para la conservación de la memoria institucional de la Provincia.

Según se desprende, la Junta Electoral cuenta con material considerado de "altísimo valor institucional, histórico e intelectual", relacionado con la vida de las organizaciones políticas, los electores y los procesos electorales. La permanencia de parte de ese archivo en soporte papel genera dificultades tanto para su conservación como para su reproducción y análisis en el marco de las tareas habituales de los agentes y funcionarios del organismo.

El proyecto apunta a establecer un proceso integral que permita identificar, catalogar, acondicionar y digitalizar la documentación, además de garantizar su conservación física y digital y avanzar, cuando corresponda, con tareas de restauración patrimonial. La iniciativa también contempla mecanismos para asegurar la trazabilidad de los documentos y la integridad de los expedientes una vez que sean incorporados al sistema digital.

Uno de los aspectos centrales de la medida pasa por la certificación de la documentación digitalizada. De acuerdo con lo establecido por la Junta, los archivos podrán contar con marcas de agua o sellos propios de la institución que permitan acreditar su origen y, al mismo tiempo, identificar aquellos documentos que presenten signos de deterioro y requieran una intervención específica para su restauración.

La digitalización, sin embargo, no implicará una apertura indiscriminada de todo el archivo electoral. La propia Junta Electoral remarcó la necesidad de distinguir entre aquella información pública que puede ser consultada por la ciudadanía y la documentación institucional que, por la naturaleza del organismo y por las normas vigentes, debe permanecer bajo resguardo.

En esa segunda categoría aparecen datos personales de electores y afiliados, además de expedientes correspondientes a asociaciones políticas y documentación vinculada con afiliaciones en general. El organismo señaló que el proyecto "no pretende la publicación irrestricta" del material, sino garantizar su disponibilidad de acuerdo con la normativa vigente en materia de acceso a la información y protección de datos.

El punto adquiere particular relevancia en un organismo que concentra documentación relacionada con la actividad electoral y partidaria de la provincia, desde registros vinculados con electores y afiliaciones hasta expedientes de las distintas asociaciones políticas. Por ese motivo, la digitalización aparece planteada no solamente como una herramienta de modernización administrativa, sino también como una política de preservación documental.

La iniciativa se inscribe además dentro del proceso de "despapelización" impulsado por la Provincia de Buenos Aires. En los fundamentos, la Junta Electoral cita la Ley 13.666 y su reglamentación, junto con el Plan Estratégico de Modernización de la Administración Pública establecido por la Ley 14.828, como parte del marco normativo que busca reducir el uso del soporte papel y favorecer una administración más racional y eficiente.

También se mencionan las pautas establecidas para el tratamiento de las actuaciones de la Administración Pública Provincial y las normas vinculadas con el acceso a la información pública. El proyecto pretende, de esta manera, compatibilizar la preservación del patrimonio documental electoral con las obligaciones que tiene el Estado respecto del acceso ciudadano a la información y la protección de aquellos datos que requieren confidencialidad.

La medida llega además en un contexto en el que la gestión documental adquiere una importancia creciente dentro de los organismos públicos, especialmente en áreas donde los expedientes pueden tener valor histórico más allá de su utilidad administrativa inmediata. Para la Junta Electoral, conservar esos registros supone también preservar parte de la historia política e institucional bonaerense.

En ese sentido, el organismo planteó que existe un "férreo compromiso institucional" con la preservación patrimonial en materia electoral y consideró que el proyecto permitirá fortalecer a la Junta Electoral en su conjunto. La iniciativa también busca adecuar la gestión documental a la legislación electoral y a los códigos de buenas prácticas y éticos vigentes en la administración provincial.

El primer paso concreto será la elaboración de un protocolo de tareas a cargo de la Dirección General Electoral, que deberá establecer los procedimientos necesarios para avanzar sobre el material electoral. Allí quedarán contempladas las distintas etapas del proceso, desde la identificación y catalogación de los documentos hasta su captura digital, conservación, acceso y eventual restauración.

Con esta decisión, la Junta Electoral bonaerense busca transformar un archivo que durante décadas permaneció mayoritariamente atado al papel en un patrimonio documental digitalizado, con criterios de preservación, trazabilidad y acceso regulado. El desafío estará ahora en llevar ese proceso a la práctica sin perder de vista que detrás de cada expediente no solamente existe un documento administrativo, sino también una parte de la historia electoral y política de la provincia.